PENGENALAN
MS.ACCESS
Microsoft
Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data
komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil
hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi
Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan
Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna.
Microsoft
Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access,
Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau
semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek,
tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman
berorientasi objek.
SEJARAH
Microsoft
merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis
versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk
menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi
Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih
disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14
megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan
tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
Perangkat
lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak
record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai
contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah
seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah
700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus
tersebut disebabkan oleh driverHYPERLINK
“http://id.wikipedia.org/wiki/Device_driver” perangkat yang kuno atau
konfigurasi yang tidak benar.
Nama
kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang
dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara
mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill
Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen
bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah
aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder.
Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang
digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut
berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA)
TEORI
DASAR
Pengertian
Tabel , Field dan record Sepert i kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan
dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling
berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Jadi
yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan
record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel. Untuk memulai microsoft
Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows95 – 2000 yaitu :
Star
t -> Program -> Program MS-Access.
Membuat
databases
1.
Buka aplikasi Microsoft Access
2.
Klik File New
3.
Pilih Blank Database
4.
Create nama file database
Setelah
anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau
menekan tombol enter.
Membuat
Tabel
Untuk
membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1.
Create table in design view
2.
Create table by using wizard
3.
Create table bya entering data
Pada
saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in
Design View.
Langkah-
langkahnya sebagai berikut :
1.
Tampilan awal create table in design view
2.
Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk mengisikan
f ield dan type data
3.
Masukan nama-nama f ield beserta type datanya2
4.
Setelah itu kl ik close pada pojok kanan atas
5.
Klik yes, lalu ber i nama tabel (contoh:daf tar) kemudian kl ik OK
6.
Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces
Setelah
tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel
tersebut selanjutnya.
Barbagai
macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai ber ikut :
1.
Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan
Numeric).Panjang maksimumnya 255.
2.
Number: Hanya digunakan untuk menyimpan
data numer ik.
3.
Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
maksimumnya 8 karakter.
4.
Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5.
Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.
6.
AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul
secara otomatis dan nilainya t idak dapat diubah.
7.
Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .
8.
OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan
sebagainya.
9.
Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text
.Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10.
Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.
Menambah
Field
1.
Buka file Pi lih Table
2.
Pilih Design View
3.
Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah kiri nama field
4.
Klik insert rows
5.
Tuliskan fields baru
6.
Kemudian klik close dan Save OK
Menghapus
Field
1.
Buka file Pi lih Table
2.
Pilih Design View
3.
Blok field yang akan dihapus
4.
Klik edit delete
5.
Tuliskan fields baru
6.
Kemudian klik close dan Save OK
Merubah Field
1.
Buka file Pilih Table
2.
Pil ih Design View
3.
Rubah field
4.
Kemudian kl ik close dan Save OK
KUNCI
PRIMER / PRIMARY KEY
Kunci primer adalah sebuah field yang
bersifat unik, dimana data dari field tersebut tidak boleh sama. Kunci primer
digunakan untuk membedakan antara record / data yang satu dengan yang lain,
sepert i NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa dimungkinkan orang bisa
mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk membedakan diber ikan f ield
yang bersifat unik.
Cara
membuat pr imary key
Untuk
menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang anda
inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin
dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key
atau klik tombol toolbar Primary Key.
INPUT DATA RECORD/
MEMASUKKAN DATA
Prosedur
yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela database pilih salah
satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan.
2. Buka jendela Data Sheet dari tabel
tersebut dengan langkah :
a. Tekan Tombol icon Open pada area ker
ja kemudian Tekan tombol enter
b. Klik Ganda pada nama tabel
c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih
perintah open dari menu yang tampil.
3. Setelah Anda jalankan salah satu per
intah tersebut di atas maka akan tampil jendela data Sheet dari tabel yang
masih kosong
4. Anda dapat lansung memasukan data
Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda buat pada jendela desain View.
Menghapus
Record
Anda
dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet
view.
Prosedur
yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1.
Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan
salah satu perintah berikut :
a.
Pilih perintah Delete dari menu Edit.
Tekan tombol Delete Record pada bagian
Toolbar atau,
b.
Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
c.
Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil
pilih perintah delete Record.
2.
Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak
Konfirmasi pilih Yes apabila Anda
benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan
proses penghapusan.
QUERIES
Membuat
Queries Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud
dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk
memproses table yang ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah
matematik ( * , / , +, – dl l )
Cara
membuat query ada 2 yaitu:
1.
Create quey in design view
2.
Create query by using wizard.
Pada
saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama yaitu
Create query in design view. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1.
Klik Queries pada bagian objects
2.
Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table.
3.
Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4.
Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama f ield
tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.
5.
Masukkan rumus pada field yang diinginkan
Contoh
Rumus Jumlah nilai :
([PPKn]+[Bah.ind]+[Matemt
]+[Bhs.ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .
6.
Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas
FORM
Form
adalah suatu interfase /tatap muka yang dapat membantu pengguna atau operator
dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang disediakan
oleh microsof t Access adalah Form.
Cara
membuat form ada 2 yai tu:
1.
Create form in design view
2.
Create for rm by using wizard
Pada
saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by using wizard.
Langkah-langkahnya:
1.
Klik Form pada Objects
2.
Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard
3.
Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua field
Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4.
Kemudian klik next
5.
Kemudian klik next sekali lagi
6.
Pada tampilan berikutnya Anda dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk
dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memilih stone
7.
Kemudian klik next
8.
Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )
9.
Kemudian Klik Finish
Memberi
judul form
1.
Klik nama form
2.
Pil ih design
3.
Drag baris antara form header dan detail
4.
Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detail
5.
Klik label pada toolbar option
6.
Klik daerah kolom baru antara form header dan detail
7.
Tuliskan judul yang di inginkan
8.
Klik close, save OK
REPORT
/ LAPORAN
Laporan
adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang berupa informasi
yang mudah dimengert i oleh orang lain, biasanya laporan nantinya dicetak dalam
bentuk print out ( lembaran kertas )
Untuk
membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :
1.
Klik Report pada Objects
2.
Klik 2 x Create report by using wizard akan tampil form wizard
3.
Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield
Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4.
Kemudian klik next , sampai ada perintah finish
5.
Klik finish
Melihat
/ mencetak hasi l laporan
1.
Klik report pada object
2.
Klik 2 kali pada nama report
3.
Akan tampil hasil dari report
4.
Klik file print
5.
Klik OK
sumber
: https://suciradiosmille.wordpress.com/materi/produktif/pengenalan-ms-access/
Ermylia
Aprianti, Peternakan, Fakultas Pertanian, Universitas Syiah Kuala 2019
Komentar
Posting Komentar